5 главных принципов тайм-менеджмента, которые повысят вашу эффективность на 300+%

Сегодня мы будем говорить об искусстве управлять собственным временем. И начать тему хотелось бы с такой фразы: увы, мы все не бессмертны. 24 часа в сутки и у вас, и у Илона Маска, и у Билла Гейтса. Только вы решаете, что делать с этим временем — эффективно провести его или потратить впустую. В этой статье я, Севальнев Дмитрий, хочу поделиться авторской методикой управления временем. Расскажу о пяти важных принципах, внедрение которых поможет вам стать минимум в 3 раза эффективнее.

Наши цели

Многие люди привыкли оправдывать себя тем, что тайм-менеджмент — это сложно или даже бессмысленно, кто-то не может найти время на его освоение. Сегодня мы разберем, что это за зверь и с чем его едят. Научимся грамотно распоряжаться своим временем и выполнять такие цели:

1. Будем успевать то, что нам нужно.

2. У вас появится больше свободного времени.

То есть всё, о чём я буду сегодня говорить, будет приводить к тому, что свободное время будет прибавляться, но при этом вы будете успевать всё, что запланировали. Возможно, в первое время будет казаться, что планирование занимает слишком много времени, но эффект от этого перекроет данное ощущение.

Вопрос «А как ты всё успеваешь?» мне задают достаточно часто. Наверняка он не раз звучал и в вашу сторону. Так вот, всё успеть невозможно, важно успеть сделать то, что действительно важно.

Немного обо мне

Я — Севальнев Дмитрий, основатель и евангелист сервиса для профессионалов в SEO и интернет-маркетинге «Пиксель Тулс», совладелец агентства «Пиксель Плюс». Кроме того, я являюсь основателем канала «FILL UP» — ресурс по развитию и мотивации.

Как не пропускать наши вебинары и быть в курсе новостей?

• Подписывайтесь на чат Telegram.

• Добавляйтесь в друзья на Facebook.

• Подписывайтесь на YouTube-канал.

• Подпишитесь на канал в Яндекс.Дзен.

5 принципов тайм-менеджмента

Список важнейших принципов, которые помогут грамотно распределять время и быть максимально эффективным, звучит следующим образом:

1. Планы на день и неделю. Бюджетирование времени.

2. Принцип «помидорок».

3. Принцип «офлайн».

4. Фиксация задач, декомпозиция и SCRUM.

5. KPI и шаблон приоритизации.

Сегодня мы подробно обсудим каждый поинт.

1 принцип. Планы на день, неделю. Бюджетирование времени

Начнем с терминологии, подробного объяснения понятий, расскажем о целесообразности и целях планирования и бюджетирования.

Что такое бюджетирование?

В тайм-менеджменте под понятием «бюджетирование» подразумевается выделение временного интервала на решение задач заданного типа (проект, спорт, социальные сети, рутинные занятия и т.д.). Предположим, у вас есть календарь. Вы планируете на сегодня какие-то занятия — просмотр фильма, пробежка, спорт, ведение соц. сетей и другое. Если у вас плюс-минус определены эти интервалы, значит, вы выделяете для конкретного занятия некий слот или временной бюджет.

Если вы хотите учить английский язык или у вас одновременно в работе 40 проектов, можно распределить и спланировать, сколько времени тратить в течение недели на каждый подобный пункт.

Планы на день, неделю

После того, как вы разобрались с бюджетированием, составляем план на день и, соответственно, на неделю. Нужно сказать, что ежедневный и недельный план зависят друг от друга. Для примера приведу свой календарь:

Я его немного подкорректировал, чтобы скрыть какие-то личные и сокровенные истории, но в целом — это реальный распорядок на текущую неделю, по которому я живу. Например, на 5 августа у меня был запланирован вебинар, для проведения которого я выделил около часа. По сути, это прозрачный, честный и искренний подход. Если вы хотите заниматься спортом, то это не какая-то абстрактная история — вы должны наметить день недели, конкретное время, когда вы будете бегать или пойдете в зал и т.д. Если у вас есть в работе проект, вы должны понимать, сколько времени и в какой день вы планируете потратить на него. Например, вы можете выделить первый час после прихода в офис на развитие новых проектов.

Важный совет. Размещайте важные и наиболее значимые задачи вверху списка, работайте над ними в начале рабочего дня. Считается, что в это время сила воли находится в пиковой точке.

По большому счёту, мы просто фиксируем все типы задач, которые есть на неделе. Предположим, у вас какой-то проект, по которому есть сотня задач, которые вы планируете сделать. Они будут определяться отдельно, но в рамках конкретного временного слота. Пока назначенное время не наступило, вы об этом проекте вообще не думаете, как будто его вовсе нет. Начать можно просто с фиксации фактического расписания — пропишите в графике, что вы делаете, и старайтесь не выделять под одно занятие более двух часов.

Как начать планировать?

Признаюсь, мне было очень тяжело. Очень долго думал, читал много книг по планирования. Когда я пришёл к этому, то понял, что у меня появилось в 2 раза больше свободного времени. Но обо всём по порядку!

Как начать планировать:

1. Зафиксируйте своё текущее расписание, как оно есть.

2. Добавьте в календарь все важные типы задач: спорт, отдых, задачи по развитию, рабочие проекты.

3. Комбинируйте типы задач для эмоциональной разгрузки, рекомендую делать блоки по 2-3 часа.

4. Минимальный слот — 15 минут. Например, в моём расписании много пятнадцатиминутных встреч — этого времени вполне достаточно для общения с командой и обсуждения курса действий.

5. Оптимизируйте. Сокращайте время на рутину, выделяйте дополнительные слоты под развитие и интересные задачи.

На самом деле, это гораздо проще, чем кажется. Почему я противился планированию в самом начале? Казалось, что придётся крутиться как белка в колесе, чтобы успевать все дела из намеченного плана. В реальности оказалось ровно наоборот — я чётко понимал, что, когда и в какой слот нужно делать, в результате чего появилась масса свободного времени. Например, я планировал что-то делать час, а успел за полчаса — соответственно выиграл 30 минут и они свободны.

Почему план работает?

Для себя я объясняю это так. Представим две ситуации — картинка слева и картинка справа. Вы пошли в магазин и перед вами стоит задача: нужно набрать 1 кг моркови, 2 кг фасоли и 3 кг перца.

С помощью какой картинки вы сможете быстрее набрать овощи? Логично, что удобнее это сделать на иллюстрации, расположенной с левой стороны. Времени на сбор нужных продуктов с правой картинки потребуется в несколько десятков раз больше. Во втором случае вы также будете заняты, будете трудиться над задачей, но это отнимет больше времени и сил, а в голове будет полнейший сумбур.

2 принцип. Принцип «помидорок»

Если у вас есть план — это уже круто, но с применением второго принципа станет ещё легче. Более того, бывает так, что плана нет и работают только «помидорки». Формулировка здесь максимально простая — мы выделяем слот на решение какой-либо задачи — 20-25 минут — и фокусируемся только на ней, без отвлекающих факторов. Нужно исключить социальные сети, музыку, телефонные звонки, мессенджеры и т.д. Как бы там не говорили, но все мы однозадачные. В реальности человек не может делать несколько дел одновременно без потери качества.

Попробуйте сейчас продолжить чтение статьи, параллельно думая об Эйфелевой башне и планах на этот вечер. Одновременно всё сделать не получится. Придётся переключаться и, соответственно, терять эффективность.

После каждой «помидорки» на 20-25 минут нужно делать небольшой отдых по 3-5 минут. То есть, сделали задачу — получили награду, несколько минут заслуженного отдыха. Каждая такая «помидорка» должна начинаться с чётко поставленной определенной задачи.

Примеры:

Фиксировать задачи можно в любом задачнике, в конце я дам ссылки на некоторые. Лучше всего работает логическая декомпозиция (разбивка) задач на составные части. Ну и разбивка вам также пригодится для приоритизации, об этом будет говорить позже. В реальности практически все задачи можно разбить на блоки от 20 до 40 минут.

Почему «помидорки» работают?

Принцип работает, потому что разбивается иллюзия многозадачности. Исследования говорят о том, что попытка делать два и больше дел одновременно существенно снижает эффективность работы.

Есть много мемов, когда, например, водитель маршрутного автобуса курит, при этом собирает деньги за проезд, управляет машиной и отвечает на сообщение в мессенджере. Но по факту он ни на чём не сконцентрирован. Не стоит забывать, что в это время он ничего не создаёт и, по сути, занимается пустяками (это не относится только к вождению). Что касается задач, требующих вашего творческого напряжения — невозможно делать их качественно, просто потому что так устроен наш мозг.

3 принцип. Принцип «офлайн»

Есть следующая проблема, что вот эти «помидорки» (принцип №2) и максимальная концентрация на одной конкретной задаче не работают только при строгом соблюдении правила «оставаться офлайн». Согласно нашему третьему принципу, вы должны полностью отключиться от внешних раздражителей:

• поставить телефон на беззвучный режим, включить «не беспокоить»;

• выйти из всех мессенджеров, программ сбора почты и социальных сетей;

• исключить другие отвлекающие факторы, например, музыку, шум.

Не лишним будет поставить на стол табличку с надписью «Я фигачу», чтобы коллеги понимали, что у вас по графику «помидорки», так что подходить к вам сейчас не нужно. Это вполне распространенная практика и нормальная договоренность во многих компаниях.

В реальности люди ведут себя так, как будто за 20-25 минут произойдёт что-то такое, что требует от них молниеносной реакции. Если пришел e-mail, человеку хочется отвечать немедленно. Если прозвенел сигнал о новом сообщении в мессенджере, медлить нельзя — нужно прямо сейчас узнать, кто это. На самом деле, такая срочность часто не оправдана.

В идеале, длительность режима «офлайн» — 2-2,5 часа. Я являюсь руководителем, в нашей компании более 100 человек, много проектов, поэтому на своем опыте могу сказать, что принцип работает. Я концентрируюсь на каком-то проекте, занимаюсь аналитическим анализом. По окончании установленного времени «офлайн» спокойно начинаю реагировать на внешние раздражители — отвечаю на e-mail, звонки, сообщения в мессенджерах. Жизнь слишком коротка, чтобы тратить её на пустяки, вы не находите? Нужно делать какие-то значимые вещи.

Почему принцип «офлайн» работает?

На самом деле, всё понятно. Максимальная концентрация и интерес к решению конкретной задачи, вы не отвлекаетесь, а просто делаете то, что нужно.

Люблю такие картинки — фотки с тусовок, когда все вместо того, чтобы общаться друг с другом вживую, сидят в телефонах. Я считаю, что, если уж встретились, то давайте общаться здесь и сейчас, получим удовольствие от офлайн общения, а всё остальное отложим на потом.

4 принцип. Фиксация задач, декомпозиция и SCRUM

Этот принцип очень сильно выручает лично меня. Нужно фиксировать все задачи в одном едином списке! Я понимаю, что это звучит как-то больше для айтишников, поскольку многие люди ссылаются на то, что им негде записывать. Найдите себе какой-то TO DO лист, например, в мобильном телефоне, позже я дам несколько программ, которые использую сам.

Нужно ли фиксировать задачи?

Проблема состоит в том, что люди никак не фиксируют свои идеи и задачи. Это приводит к тому, что на практике человек не может вспомнить хотя бы 10 своих каких-то целей или примеров из жизни, подтверждающих что-то. Есть такая интересная книга «Думай медленно, решай быстро», в которой поднимаются парадоксальные вещи. К примеру, если вас попросят перечислить 5 примеров собственной пунктуальности, и вы их быстро вспомните, то убедитесь в том, что вы действительно пунктуальны. Если попросят вспомнить 12 и вы их вспомните с трудом, то будете уже менее уверены в своей пунктуальности.

Это связано с тем, что мы не можем вспомнить 10 или 12 примеров сходу. Например, у меня в каждом проекте десятки, а, бывает, и сотни идей. Если я это не буду записывать, то не буду знать, что делать в конкретный момент. Нужно понимать, что многие идеи и мысли попадают в нашу голову случайным образом — какой-то нейрончик оказался чуть более активен, возбудил какое-то воспоминание, которое хранится. Я всегда смотрю с большой грустью на людей, которые просто убивают своё время. У нас всего несколько десятков лет активной жизни, в сутках всего 24 часа, нельзя их попросту пустить на ветер. Давайте записывать всё, что мы хотим сделать и, когда у нас будет хотя бы пару свободных минут, будем начинать это делать.

Интересно! Есть писатель (имя, к сожалению, не помню), который написал целый роман в то время, пока ждал свою жену. То есть, он писал свою книгу в прихожей каждый раз, пока она одевалась, собиралась, пудрила носик.

Где фиксировать задачи?

Для этих целей подходит любая CRM-система — Битрикс24, Мегаплан, есть и бесплатные. Самые популярные — Todoist, TickTick, KanbanFlow (о ней я расскажу сегодня более подробно) и другие. KanbanFlow внешне очень похож на Битрикс24, в котором я работаю.

Все задачи фиксируются в некоторую колонку, в которой вы просто описываете всю задачу, чтобы потом было просто разобраться — что делать, в какой очередности и т.д.

5 принципов фиксации задачи

1. Используйте шаблон для название каждой задачи, чтобы быстро их находить и хорошо ориентироваться:

   • основной KPI, который вы хотите улучшить;

   • суть задачи (не менее 5 слов) — важно максимально четко сформулировать, в чём состоит задача;

   • сложность в баллах — позже я расскажу, как именно расставлять эти баллы.

2. Все задачи изначально попадают в колонку Backlog — некий общий список, в котором фиксируются абсолютно все идеи.

3. Фиксируются все идеи. Это ключевой принцип.

4. В канбан-доске поддерживается порядок.

5. Применяйте возможность автоматизации и ускорения. Круто, если вы автоматом будете отправлять себе задачи на электронную почту.

Помню время, когда у меня были какие-то разрозненные списки, задачи, куча идей, все они были записаны в самых разных местах. Когда я начал фиксировать все задачи в единой канбан-доске, то оценил, насколько это круто.

3 главных идеи декомпозиции

Прежде чем решать какие-то сложные задачи, важно научиться их декомпозировать. Тяжелые задачи, как правило, сложно начать решать — они обычно неоднозначные, по ним сложно оценить сложность и т.д. Какое решение? Нужно разбить задачу на составные части. Чем они будут меньше, тем лучше. Другими словами, глобальную задачу нужно поделить на несколько «помидорок» по 20-25 минут. В рамках этих двадцатиминутных итераций мы можем решить самую сложную задачу — написать книгу, сдать какой-то важный проект, провести вебинар и т.д. Действуем по чек-листу: у вас есть задача, вы знаете, из чего она состоит.

Пример декомпозиции:

У вас есть сложная задача (их еще называют большими жирными жабами) — допустим, проведение вебинара для FILL UP. Нужно понять, какая будет тема, какие этапы подготовки, когда это будет. Я разбиваю «жабу» на маленькие мушки, которых можно с легкостью похлопать:

• Определить тему и тезисы (объём).

• Определить дату и сделать анонс.

• Составить шаблон для презентации.

• Составить структуру для тезисов.

• Презентация: часть 1 (тезис 1).

• Презентация: часть 2 и т.д.

В результате, вот такими блоками по 20-25 минут я незаметно для себя сделал целый вебинар, печатную версию которого вы сейчас читаете. Если вы тоже хотите записать какое-то обучающее видео, провести вебинар, для этого не нужны какие-то сверхусилия. Надо просто понять, из каких составляющих состоит ваша задумка. Кстати, первая ваша задача, на которую нужно будет потратить те самые 20-25 минут — это как раз определение того, что вы хотите сделать. Второй «помидоркой» будет разделение на мелкие задачи.

Level Up: переход на SCRUM

SCRUM — самый крутой метод управления проектами. Сегодня мы не будем подробно на нём останавливаться, у нас была трансляция по этой теме. Краткий смысл заключается в следующем:

• Каждую задачу вы оцениваете по баллам — чем выше балл, тем больше времени уйдет на решение, тем больший уровень сложности. 1 балл — 10 минут, 2 балла — 20 минут. Рекомендация — не более 4 баллов, оптимально — 2-3.

•  Сложные задачи необходимо декомпозировать и обязательно планировать расписание на неделю.

• Основные колонки в канбан-доске: Backlog (исходный список), Декомпозированные, Спринт, В работе (1 задача).

В конце недели будет легко подсчитать, насколько круто вы продвинулись по какому-то конкретному проекту. У меня получается за одну неделю в среднем продвинуться на 50 баллов.

Почему SCRUM работает?

Он объединяет в себе несколько идей — фокусировка только на одной задаче. Вы планируете, все задачи ставятся по принципу SMART, точно ясна цель, по списку задач есть дедлайн.

Яркая иллюстрация важности дедлайна:

На поисковый запрос «написать курсовую работу» Яндекс делает логическую сортировку по времени. Самый частый запрос «за ночь», а вот вариант «за неделю» находится в конце списка. У курсовой работы есть дедлайн — в этом ее магия. Если мы будем устанавливать для себя какой-то конечный срок, это сыграет свою положительную роль.

5 принцип. KPI и шаблон приоритизации

Пятый пункт крайне важен. Он как пятый палец на руке, с помощью которого мы при необходимости может сжать руку в сильный кулак и дать максимальный буст эффективности. Это история, которая называется приоритизацией.

На самом деле, у любой задачи должна быть цель. То есть, любые ваши действия должны приводить к конечной цели, которая состоит из каких-то KPI — ключевых показателей эффективности.

Если мы говорим о KPI, который улучшает нас, он состоит из пяти компонентов:

1. Здоровье и уровень энергии.

2. Счастливые взаимоотношения.

3. Работа: нужная и важная. Быть номером один.

4. Финансовая независимость.

5. Самоактуализация (развиваться в соответствии с ожиданиями).

От большинства задач, на мой взгляд, который приходится делать человеку в течение дня, можно отказаться, потому что они не дают никакого роста.

Для приоритизации я использую этот шаблон:

Каждую задачу я оцениваю, исходя из того, какой профит она дает. В первой колонке записываю саму задачу, во второй указываю ссылку, дальше её статус, оценка сложности и какой рост KPI она может дать. Взвешивая рост KPI и сложность, можно отсортировать задачи от менее важным к более важным.

Скопировать шаблон себе (приоритизация личных задач по 5 KPI).

Почему приоритизация работает?

На мой взгляд, до 99 процентов идей и задач, которые мы делаем, не дают численного и измеримого эффекта на рост KPI. Цифры взяты не с потолка. Возьмём для примера один из проектов, над которым мы работаем в Пиксель Тулс — реализуем до 100 задач в месяц.

Реальные улучшения показателей KPI, которые нам важны как авторам и владельцам проекта, работают в 1-2% случаев.

То есть, только 1-2% задач дают какой-то значимый численный профит, всё остальное мы просто делаем. У нас адски забит весь SCRUM, мы фигачим, но только 2% принесут результат. Сам говорю и не верю, но это факт. У лучших команд этот процент бесполезных задач снижается до 80%. Получается, они делают только 80% бесполезных заданий, всё остальное — рутина. Чтобы снизить процент, важно использовать приоритеты — необходимо понять, какая задача важнее и что она даёт.

Как сравнить личное и рабочее?

Использование шаблона помогает сравнить личное и рабочее. Как это можно сделать:

1. С помощью предложенной системы из 5 KPI можно сравнивать задачи разного типа. Установите «вес» каждого KPI, актуальный для вас на текущий момент. Например, финансовая независимость в 3 раза выше, чем самоактуализация — вы можете отразить это в самом шаблоне, поставив на финансовую независимость 60%. Тогда задачи, дающие прирост этого KPI, будут иметь больший приоритет.

2. Для приоритизации задач в рамках разных типов (слотов) удобнее использовать разные шаблоны в Google Docs.

3. Обновлять список задач рекомендуется перед планированием спринта.

Интересно, что вы можете иметь несколько приоритетов в рамках каждого типа задач, так как KPI от каждого вида деятельности может быть разным. То есть, если вы уделяете час спорту, там могут быть какие-то KPI — численно измеряемый показатель, которого вы хотите добиться как спортсмен.

Используйте уже сегодня

Вот прямо сейчас отложите всё, в том числе прочтение этой статьи, зарегистрируйтесь на KanbanFlow или откройте любую другую доску, где можно фиксировать задачи. Скопируйте шаблон приоритетов, заполните текущими идеями и задачами backlog. Перенесите все задачи в шаблон и оцените их по уровню профита. Проанализируйте, зачем вы делаете задачу и насколько она сложная. Проведите сортировку и делайте только те задачи, которые будут давать вам результат. Возьмите свою первую «помидорку» в работу!

Подытожим

Я рассказал о 5 принципах. Если вы будете использовать их эффективно, будет проще искать внутреннюю мотивацию. Вы будете понимать, что сами хотели делать этот конкретный блок задач, и каждая из них будет давать максимальный рост KPI.

Обязательно подписывайтесь на наш канал в телеграме, также у нас есть канал в Яндекс.Дзен.

Если всё, что я рассказал, является полнейшим шоком, и вам трудно начать сразу всё делать по-другому — пожалуйста, начните с одного принципа, который вам наиболее близок, кажется самым крутым и понятным. Это может быть план идей на неделю, принцип «помидорок», «офлайн», фиксация всех задач в едином списке, ведение файлов приоритетов. Каждый из этих принципов можно и нужно реализовывать отдельно и они будут давать свой профит и результат.

Вспомогательные материалы

1. Шаблон приоритизации задач по 5 личным KPI для повышения уровня счастья.

2. Книга «Нет оправданий!» (Брайан Трейси).

3. Детали про SCRUM.

4. Канал в Telegram, чтобы поддерживать мотивацию.

5. Единый список для задач в формате канбан.

6. Метод помидора.

7. 5 шагов выстраивания системы в бизнесе (проекте).

Запись вебинара